Le déploiement le 1er janvier 2018 des groupements hospitaliers de territoire (GHT) a mis en exergue le caractère essentiel des systèmes d’information (SI) et de leur convergence progressive à l’échelle du GHT voire, plus largement, à celle de la région, en cohérence avec l’organisation des agences régionales de santé.
Parmi tous les systèmes d'information (SI), celui dédié aux achats est, il faut en convenir, encore très inégal d’un établissement à un autre, pour autant qu’il existe ! Le retard pris en la matière par les établissements de santé, mais également par les collectivités territoriales, s’explique en partie par l’atomisation historique de l’achat public en France : 135 000 pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices. Une disparité de structures et de taille ne facilitant ni la décision concertée à l’échelle du GHT, ni l’investissement des équipes qui travaillent en collaboration, ni l’indispensable conduite du changement à mettre en place. Les plus critiques pourraient d’ailleurs y ajouter l’intérêt de ne pas disposer de données claires et donc de traçabilité ! Un écueil réel lorsque l’on constate le difficile apprentissage de la dématérialisation et de l’open data.
La concentration de l’achat public - notamment au travers des GHT - a changé la donne et oblige à passer d’une idée, d’une volonté à leur concrétisation. La démarche plus qu’active sur ce dossier de la Direction générale de l'offre de soins (DGOS), des agences régionales de santé (ARS) et de certains GHT en témoigne.
SI achat, de quoi parle-t-on vraiment ?
Cette terminologie est souvent employée pour désigner un système d’information permettant le pilotage et la gestion du processus achat hospitalier. Posé ce constat, chaque interlocuteur de l’hôpital y voit souvent ses propres processus et intérêt : procédure pour l’acheteur, commande pour l’approvisionneur, facturation pour l’agent comptable, statistique pour la direction achat et le contrôle de gestion, pilotage pour la direction générale…
Pour être le plus précis possible, on peut décomposer un tel SI en plusieurs modules :
- le recensement des besoins et la gestion des demandes d’achat ;
- le sourcing, fonctionnalité de plus en plus recherchée tant pour des raisons pratiques que juridiques et suite à la consécration de cette phase au sein du récent Code de la commande publique ;
- la préparation et la rédaction des pièces de marché. On parle d’outils rédactionnels ;
- le suivi et la gestion sécurisée de la procédure. On parle du profil acheteur ;
- l’exécution du contrat (avenant, évolutions…) ;
- la gestion des tiers ;
- l’édition de rapports de type empreinte économique ;
- le pilotage des gains et le management des fournisseurs.
Des solutions de plus en plus performantes grâce aux algorithmes et à l’arrivée de l’IA
Les modules précédemment évoqués n’ont bien sûr d’intérêt que s’ils sont en mesure d’être interfacés entre eux voire avec d’autres outils ou SI de l’acheteur (ex : Épicure) et la gestion économique et financière (GEF) pour le suivi des consommations liées aux achats. En effet, n’oublions pas que le déploiement d’un SI achat a pour objectifs premiers : la productivité, la sécurisation du processus et la mise à disposition de données fiables permettant l’évaluation et le pilotage de la fonction achat et approvisionnement.
À noter, l’émergence d’outils particulièrement innovants et efficients de sourcing (Silex, Sélenée, …) ou encore de gestion des tiers tant en phase passation qu’exécution (e-attestations).
En conclusion
Le choix réalisé récemment par le GHT 13 Hôpitaux de Provence via l’UGAP (marché multi-éditeur SCC) de solutions issues de la plateforme MarcoWeb (Agysoft – Groupe Achats Solutions) témoigne avant tout de la nécessité de réaliser une véritable étude d’impact avant de déployer un tel projet. Un déploiement réussi reposant avant tout sur un appui de la direction générale de l’établissement support, des chefs d’établissement du GHT et sur une communauté d’acheteurs et de prescripteurs.
Les offres sont nombreuses et il est important de ne s’en voir imposer aucune. Le choix reste le meilleur levier de réussite et de performance.
"Le GHT 13 Hôpitaux de Provence, c’est 13 établissements, près de 700 millions d’euros de dépenses achats.
Le COPIL achats, composé des directeurs adjoints en charge de ces secteurs et des responsables achats et pharmaciens des établissements, a mis en place, pour ce projet cofinancé par l’ARS, un comité technique de suivi inter-établissements. Piloté par Marc Veuillet, directeur adjoint du CGD établissement partie du GHT, ce dernier rassemble des directeurs, responsables achats, pharmaciens et contrôleurs de gestion du groupement. Après l’élaboration des attendus techniques autour de cette solution fin 2017 et début 2018, le comité a organisé des séances de présentations et de négociations avec chacun des éditeurs de logiciels. La solution MarcoWEb a été retenue et validée en comité stratégique.
Après une phase importante de définition et validation des documents techniques attendus sur chacun des modules et organisationnels pour la structuration de la fonction achats, une intense période de formation débutera en septembre 2019. Plus d’une vingtaine de référents seront formés (responsables achats, pharmaciens, acheteurs…) afin de tenir le calendrier de déploiement de la solution, sur l’ensemble des établissements, en janvier 2020."
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