La gestion des tiers, un retard important pris par les établissements de santé !

L’hôpital public se retrouve en responsabilité et potentiellement en risque face à des fournisseurs, distributeurs, prestataires, sous-traitants, consultants, freelances…

La gestion des tiers en milieu hospitalier est souvent assimilée à celle du patient tant l’ensemble des processus sont orientés dans sa direction. Pourtant l’hôpital public constitue, au cœur du secteur public, un acteur qui se démarque par la spécificité de ses missions mais bien plus encore par la diversité de ses fournisseurs (entendus ici au sens de tiers) et par les enjeux associés de qualité, de disponibilité et de performance tant technique que clinique et économique.

Ainsi l’hôpital public se retrouve en responsabilité et potentiellement en risque face à des fournisseurs, distributeurs, prestataires, sous-traitants, consultants, freelances…
Dans un contexte réglementaire prégnant (lutte contre le travail dissimulé et fraude au détachement, RGPD, cybersécurité, loi sapin 2, anticorruption, devoirs de vigilance sur les droits humains et libertés fondamentales), la gestion des tiers est une exigence majeure que les contrats soient réalisés par les hôpitaux eux-mêmes ou souscrits auprès notamment de centrales d’achat dites intermédiaires.
Les centrales d’achat grossistes, telles que l’UGAP, sont, en tant que signataires du marché public, responsables de l’exécution, de l’évaluation préalable et de l’évaluation continue des tiers. Une valeur ajoutée trop souvent mésestimée par les hôpitaux dans leur choix entre opérateurs d’achat hospitaliers nationaux.

Bien dissocier l’évaluation préalable et évaluation continue

Trop souvent, les relations avec les tiers s’entendent, au sens du Code de la commande publique, aux obligations liées à la procédure (phases candidature, offre et attribution). Le déploiement du dispositif MPS (marché public simplifié ou « dites-nous le une fois ») et du DUME (Dossier Unique de Marché Européen) ont d’ailleurs pu induire en erreur de nombreux donneurs d’ordre.
La gestion des tiers doit être plus largement envisagée. Elle comprend ainsi l’évaluation préalable (avant que la relation ne soit formellement engagée) et l’évaluation continue.

Une évaluation continue trop souvent absente des processus hospitaliers

Si l’acheteur maîtrise l’évaluation en cours de procédure, son faible niveau d’intervention dans l’exécution des contrats l’éloigne naturellement de nombreux évènements : ceux propres à l’entreprise (liquidation, joint-venture, changement de statut, coordonnées bancaires, qualifications, assurances, …) ou à la relation contractuelle (sous-traitance, dépendance économique, …).
L’évaluation continue impose donc la mise en place d’un processus de suivi basé sur le principe PDCA (collecte d’informations et de documents, vérification et mise à jour périodique, mécanismes d’alertes et indicateurs, audit pour les fournisseurs à risques).
Pour conclure, les risques encourus par le directeur d’établissement sont nombreux et s’échelonnent entre risques contractuels (ex : IBAN), compliance et RSE (ex : dépendance économique), métiers (ex : qualifications professionnelles), réglementaires (ex : assurances) et pénaux (ex : déclaration de détachement).
Les établissements de santé peuvent s’inspirer des autres acteurs publics sur ces sujets essentiels, notamment parce qu’ils ont fait le choix d’externaliser leur gestion des tiers. C’est notamment le cas de l’UGAP, tout comme, par exemple, l’Andra, la Ville de Paris, Nantes Métropole Habitat, Pôle emploi, Toulouse Métropole, ou encore la Ville de Marseille.
Confier la gestion de ses tiers à un prestataire extérieur permet de se prémunir contre ces risques et de se consacrer à des tâches à plus grande valeur ajoutée.

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